¿Qué sistemas de control de horario existen?

En toda empresa, es fundamental que exista un sistema que registre la presencia de los trabajadores al momento de realizar sus funciones, así como su puntualidad y cualquier otro aspecto relevante. En este sentido, existen numerosos dispositivos que dan cuenta de los empleados que han acudido a su lugar de trabajo. A continuación detallamos los sistemas de control horario de trabajadores más convenientes hoy en día.

Tipos de sistemas de control de presencia

Antes de comenzar, vamos a detallar qué tiene que poseer un buen sistema para fichar en el trabajo. De esta forma, son importantes las siguientes características:

• Precisión: Es fundamental que registre no solo si acuden o no, sino también la hora exacta a la que llegan para asegurar la puntualidad.
• Fiabilidad: Muchos sistemas pueden ser engañados por los empleados, como cuando uno ficha por otro.
• Seguridad: El dispositivo debe almacenar de un modo seguro los datos recopilados, respetando la protección de datos.

Teniendo en cuenta lo anterior, hemos elaborado una selección de dispositivos ideales para fichar en empresas.

Plantillas de Excel

Esta solución es útil para empresas de pequeño tamaño, ya que proporciona una manera asequible y cómoda de fichar. Consiste en una plantilla prefabricada de Excel que se almacena en una nube a la que todos los trabajadores tienen acceso. De esta forma, pueden anotar a qué hora llegan y a qué hora se van del puesto de trabajo.

Si bien el empleado puede cometer trampas y registrar una hora distinta a la de su llegada, hay dos medidas que aseguran la fiabilidad necesaria:

• Revisar si la hora marcada por el empleado y la hora a la que realizó la edición en el Excel coinciden.
• Blindar el sistema para que solo pueda acceder a la ficha desde el ordenador del trabajo.

Por otro lado, también es posible añadir un campo en el documento para que cada miembro de la plantilla firme cada vez que realiza una modificación. De esta forma, podrá hacerlo de manera manual, dibujando una firma lo más parecida a la real con el ratón del ordenador, o de manera digital si cuenta con el certificado correspondiente.

Es importante, a su vez, resaltar dos tendencias en cuanto al uso de esta solución:

• Fichas compartidas: Todos los trabajadores firman en el mismo documento.
• Fichas individuales: Cada empleado tiene su documento.

Respecto a lo anterior, nosotros nos inclinamos más por el segundo sistema, ya que así evitamos que un trabajador pueda eliminar todos los datos de modo accidental.

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos deducir que, por sí solo, es un sistema de fiabilidad media. Sin embargo, los beneficios superan a los riesgos si hablamos de negocios de tamaño pequeño o mediano. Ante todo, la principal ventaja es la comodidad que aporta y lo asequible que resulta, ya que solo es necesario abonar la licencia del programa.

Máquinas de fichar informatizadas

Se trata del control de presencia laboral más empleado actualmente. Generalmente, es un dispositivo que se coloca en la entrada del centro de trabajo para que cada miembro de la plantilla registre su presencia y su salida. Sin embargo, no hay un solo modelo, ya que podemos encontrar numerosos sistemas adaptados a distintos sectores.

Los modelos estándar, por ejemplo, tienen un sistema de lectura de códigos. De este modo, los empleados tienen una ficha o tarjeta que muestran al dispositivo para que este reconozca quiénes son y registre la hora de forma automática. No obstante, tienen una desventaja: un trabajador puede dejarle la tarjeta a otro para que fiche en su lugar.

Otros modelos disponen de tecnologías más sofisticadas para evitar, precisamente, el problema que acabamos de comentar. En este sentido, los encontramos con reconocimiento facial. Se trata de un sistema que integra la tecnología biométrica y está adaptado a los tiempos de pandemia, ya que no requiere contacto alguno.

Asimismo, recientemente se han popularizado los sistemas de control con huella dactilar. Al igual que en el caso anterior, el objetivo es evitar el absentismo laboral no detectado y los cambios de turno sin autorización. En este caso, se emplea una resolución bastante elevada para que resulte imposible falsificar la huella.

Desde el punto de vista legal, el uso de máquinas de fichar informatizadas está sujeto a varias condiciones:

• Las informaciones biométricas (rostro, huella dactilar, etc.) se consideran datos personales de obligatoria protección.
• Debe ajustarse a lo que establezca el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en cada momento.
• Los datos se deben almacenar de un modo seguro y eliminarse pasados cuatro años.

Software de control de horario

Este último sistema es parecido al primero que comentamos, pero está mucho más especializado. En lugar de una ficha de Excel almacenada en una nube, se trata de un programa informático que registra los datos de asistencia y puntualidad de todos los empleados para centralizarlos en un único ordenador (frecuentemente, en el Departamento de Recursos Humanos).

Este software de control de presencia tiene otras ventajas asociadas:

• Cada trabajador puede acceder a este desde su teléfono móvil, ordenador o cualquier otro dispositivo.
• Al disponer de un nivel elevado de seguridad, es más difícil de falsificar.
• Resulta cómodo para la empresa, puesto que es totalmente adaptable.
• Es más rápido, ya que no hay que acceder a ninguna nube, sino solo abrir el programa informático.

Dependiendo del programa que se utilice, es posible incluso añadir varias funcionalidades de utilidad para la compañía. Una de ellas es el registro de justificantes médicos, gracias al que un trabajador puede añadir un documento que acredite su incorporación tardía a su puesto o una falta de asistencia por este motivo.

Una vez que se han almacenado datos de asistencia durante cierto tiempo (por ejemplo, un mes), el software los centraliza y los exporta en el formato que escojamos. Frecuentemente, se transforman en .xml (Excel) o .pdf. Después, solo queda analizar los documentos obtenidos y archivarlos.

En definitiva, hay varias formas de implantar el control horario de trabajadores. Queremos aprovechar para recordar que toda empresa está obligada a llevar un registro de asistencia, a mantener los datos durante cuatro años y a tenerlos a disposición de sindicatos y empleados. Para más información, invitamos a consultar nuestra web. ¡Confía en nosotros!